Coronapandemien i 2020 har givet IT-ledere og administrerende direktører nye udfordringer med at skulle stille mobile arbejdspladser og den tilhørende infrastruktur til rådighed for deres medarbejdere næsten over en nat. Nogle virksomheder var bedre forberedt på det end andre, og nogle få havde overhovedet ingen erfaring med mobil- og hjemmearbejde. Indtil nu. Der var ingen bærbare PC'er eller mobiler, som medarbejderne kunne bruge, og ingen digital platform, der tillod medarbejderne at kommunikere, samarbejde og få sikker, ekstern adgang til data.
Derudover skulle medarbejdere, der var vant til at bruge kopimaskine og printer, pludselig håndtere et helt nyt arbejdsmiljø, der udelukkende bygger på digitale kommunikationsplatforme og forretningsprocesser.
Men det kan også have sine fordele at blive smidt ud på dybt vand, for tempoet i digitaliseringen er blevet skruet op.
Hvis der er noget positivt at sige om coronakrisen, så er det, at den digitale transformation er accelereret. Virksomheder, der tidligere havde investeret i digitale arbejdspladser, var i stand til at reagere hurtigt og sikkert i forhold til krisen. Alle andre måtte improvisere og skaffe sig mobile enheder med kort varsel, hvilket ikke var let pga. flaskehalse i leveringen og stigende priser. En af de ting, vi kan lære af krisen, er, at ingen kan undgå digitalisering – den digitale arbejdsplads er en vigtig og nødvendig investering, hvis den digitale transformation skal føres ud i livet. Nu må virksomhederne gennemgå deres improviserede foranstaltninger og om nødvendigt korrigere og optimere dem, så de flugter med en fremtidssikret og bæredygtig digitaliseringsstrategi.
Når man står over for en økonomisk krise og lave vækstrater, kan det virke oplagt at tage omkostningsbesparende forholdsregler i stedet for at investere, men investering i digitale arbejdspladser kan tjene sig hjem alene gennem den øgede produktivitet og bedre hardware som vist i talrige undersøgelser.
Første skridt er at definere de langsigtede mål:
"Spørgsmålet, som virksomheder bør stille sig selv, er: Hvor skal vi investere i IT, hvis vi vil give vores medarbejdere mulighed for at arbejde produktivt hvor som helst og når som helst – og samtidig give dem adgang til alle relevante data og integrere alle forretningsprocesser?"
Lukas Wojoczek, Technical Sales Digital Workplace, CHG-MERIDIAN AG
Den digitale arbejdsplads er naturligvis andet og mere end hardware, men den kan ikke fungere uden. Det ville være en fejltagelse at vælge lavere performance med henblik på at spare penge, især når man sætter tallene i den rette sammenhæng. En investering på omkring 1.500 € pr. medarbejder er fuldstændig berettiget, når man ser på produktivitetsgevinsterne og fordelene for virksomheden. Det har krisen vist med stor tydelighed. Virksomheder, der allerede havde brugt penge på hardware til deres medarbejdere inden corona, ser nu, at investeringen har betalt sig.
”Sænkning af omkostningerne gennem investeringer i den digitale arbejdsplads er en del af vores kerneforretning. Det starter allerede ved selve investeringen. "Hver enhed har en optimal livscyklus. Ved at vælge det rette tidspunkt til udskiftning af hardware kan du udnytte den bedst mulige restværdi og samtidig få mest muligt ud af de nye teknologier. Allerede her reducerer du omkostningerne. Tænk på det som en frostpizza: Den smager skønt efter 15 minutter i ovnen. Men den er stadig frossen efter 10 minutter og brændt ved 20."
Thorsten Staudenmaier-Föhr, Solution Manager Service Design, CHG-MERIDIAN AG
Selv den bedste hardware kommer til kort, hvis der ikke er en passende digital infrastruktur bag som fx automatiserede processer, en velfungerende applikationsplatform og de rette samarbejdsværktøjer. Medarbejderne skal have sikker, ekstern adgang til data og tjenester.
Den type platform rummer talrige fordele. Den forenkler ikke alene mobilt arbejde og kommunikation, men sikrer også, at de forskellige enheder nemt og hurtigt kan udskiftes. For når platformen er optimal, afhænger arbejdet ikke længere af bestemte enheder, og de kan derfor nemt erstattes, uden at det giver nedetid. Medarbejderne kan tilgå platformen fra både mobiler og bærbare PC'er, og data er tilgængelige fra alle enheder. Det er ikke alene praktisk at undgå nedetid og forsinkelser, men også omkostningsbesparende, og derfor er det vigtigt at vælge den rette platform.
Forandring kan være besværligt, og for mange medarbejdere er det en stor udfordring at vænne sig til digitale arbejdsmetoder. De skal gøre sig bekendt med et helt nyt, digitalt miljø: Videomøder i stedet for mødelokaler, online-events og organisering via sociale netværk. Det er ukendt land for mange, og det tager tid at vænne sig til det. Desto vigtigere er det at få medarbejderne med om bord så tidligt som muligt i processen.
Fordi en langsigtet, omkostningsoptimeret plan for den digitale arbejdsplads består af tre vigtige byggesten: den rette hardware, en passende platform og et digitalt mindset blandt medarbejderne.