Næsten 75 procent af de europæiske IT- og HR-ledere, der deltog i PAC's undersøgelse Digital Workplace in Europe, mener, at arbejdsmiljøets kvaliet har en stærk indflydelse på, og endda kan være afgørende for, deres virksomheds succes. Men hvad sker der, hvis arbejdsmiljøet skifter fra den ene dag til den anden? I de seneste måneder har virksomhederne løbet stærkt for at bane vejen for fjern- og hjemmearbejde, og de fleste medarbejdere har været nødt til at vænne sig til en ny form for arbejdsplads. Det har ikke været lige let for alle medarbejdere, og mange har været mere utilfredse end entusiastiske. Nogle finder det svært at vænne sig til den nye måde at arbejde på, mens andre mangler den personlige dimension. Det kan have en stor indvirkning på de ramte virksomheder, og de kan risikere at gå glip af et stort potentiale.
Forandring som en social udfordring
Der kan være mange grunde til modstand mod forandring. Nogle mennesker nærmer sig nye tiltag med skepsis, og de ser ikke nødvendigvis fordele i at ændre den måde, de arbejder på. Nogle føler sig overvældede eller er overladt til at tackle deres nye arbejdsmiljø alene. Andre frygter, at deres arbejdspres vil stige, og at de skal bruge ekstra tid på at følge med i udviklingen. Ofte er eventuelle forhindringer, der skal overvindes, en del af forskellige funktioner og den kompleksitet, som det nye arbejdsmiljø indebærer.
Christian Bredlow, grundlægger og CEO i agenturet Digital Mindset, understreger gerne vigtigheden i at få arbejdsstyrken med om bord: "Hver digital arbejdsplads, hvert socialt intranet og hvert digitaliseringsprojekt vurderes i sidste ende ud fra, i hvor høj grad brugerne tager ejerskab på den nye platform."
"Implementering af den digitale arbejdsplads på lang sigt kræver investering i medarbejdernes digitale tankegang, da teknologien kun er lige så effektiv som de ansatte, der skal bruge den. Som jeg ser det, er der tre nøglefaktorer, hvis man vil have succes med fjern- og hjemmearbejde: teknologien, platformen og personen."
Lukas Wojoczek
Digital Workplace Sales, CHG-MERIDIAN AG
Individuel support i hele forandringsprocessen
CHG-MERIDIANs fjernarbejdsstrategi var stærkt fokuseret på vores medarbejdere og deres individuelle behov lige fra begyndelsen. Vi antog, at skiftet fra den traditionelle til den digitale arbejdsplads ville kræve en vis grad af tilvænning, og vores vigtigste mål var derfor at skabe et miljø, hvor vores kolleger kunne lære at bruge teknologien med selvtillid og føle sig motiverede til at arbejde. Derfor har vi introduceret en fleksibel arbejdstidsmodel, der giver vores medarbejdere mulighed for at vælge, hvornår og hvor de vil arbejde.
Vi har også introduceret interaktive e-læringsplatforme til online uddannelse, FAQ'er og instruktionsvideoer. Et internt team af eksperter modererer kurserne og er klar til at hjælpe via livechat. Og vi tilbyder stadig analoge muligheder for faglig udvikling, da enhver medarbejder har sin egen foretrukne metode til læring. Sidste år kom vi for eksempel på idéen om en digital arbejdspladscafé, hvor medarbejderne kan møde vores digitale arbejdspladseksperter til en snak over en kop te eller kaffe.
Og der er mange andre måder, man kan fremme en digital indstilling på. KAEFER opmuntrer for eksempel personalet til at engagere sig i selvlæring gennem spil (gamification). "Vi ønsker, at vores medarbejdere skal være selvmotiverede, når der er nye udfordringer, der skal løses. De behøver ikke at vente på, at der bliver 'ordineret' uddannelse," siger CIO Oestmann.
Brugeroplevelse (UX) som faktor i værdiskabelsen
Virksomheder, der ønsker at fremskynde digitale processer og forbedre deres forretningsresultater, bør holde øje med erfaringerne på arbejdspladsen og dermed deres medarbejderes motivation. I denne sammenhæng tænker vi på værdien af de erfaringer, man opnår gennem den digitale arbejdsplads. Ifølge psykologiprofessoren Dr. Marc Hassenzahl omfatter det behovet for handling på eget initiativ (autonomi), ønsket om at opleve noget nyt (stimulering) samt opnåelse af respekt og påskønnelse fra andre (popularitet).
En god brugeroplevelse er en nøglefaktor for at skabe værdi og opnå succes. Ledelsesrådgiverne hos Korn Ferry anslår, at produktiviteten er 18 procent højere i virksomheder med et stærkt engagement, mens væksten i omsætningen er to og en halv gange større og overskuddet dobbelt så højt.
Enhedernes livscyklus rummer erfaring fra start til slut
Den afgørende faktor for at sikre en god og vedvarende brugeroplevelse er en ubrudt kæde af oplevelser gennem enhedens livscyklus. Læs videre for at få mere at vide om, hvordan det kan fungere:
- Indkøb: Foretrukken hardware via selvbetjeningsportal
Hvis virksomhederne vil skabe et solidt fundament for UX, kan de give medarbejderne mulighed for at vælge deres udstyr fra en foruddefineret indkøbsvogn i stedet for at tildele hardware. Medarbejderne ved trods alt bedst selv, hvad der egner sig bedst til deres arbejdsopgaver. Den nemmeste og mest omkostningseffektive måde at gøre det på er via en selvbetjeningsportal med individuelle medarbejderkonti og en funktion med indkøbsvogn. Det giver brugerne mulighed for at konfigurere deres arbejdsplads og bestille deres udstyr selv, hvilket øger brugertilfredsheden og reducerer presset på indkøbs- og IT-afdelingen.
- Levering: Gør levering til en oplevelse
Leveringen af enhederne kan også gøres til en oplevelse, for eksempel gennem attraktiv emballering (unboxing-effekt) eller udrulnings-events. Er de ikke prækonfigurerede, skal hver enhed være let og hurtig at sætte op. Måden at sikre dette på spænder fra instruktionsvideoer og opsætningsassistenter til automatiseret konfiguration via administrerede desktop- eller enterprise-mobilitetsløsninger.
- Anvendelse: De daglige opgaver skal være en fornøjelse
Brug af teknologi kræver de rette kvalifikationer, og der er en konstant strøm af nye produkter på markedet. Derfor kan det være nemmere at få medarbejderne til at tage den digitale arbejdsplads til sig, hvis man proaktivt tilbyder tips og rådgivning til løsning af de daglige opgaver. Hvordan skifter jeg mellem skærmene? Hvordan starter jeg præsentationsmodus?? Hvordan overfører jeg et mødekald fra min mobil til min PC – og vice versa – uden at miste forbindelsen? Der er mange måder at dele information på, herunder videnportaler, nyhedsbreve, podcasts og endda tematiserede events med vært.
- Opgradering/opdatering: En mulighed for fornyelse
Brugere vil gerne arbejde med udstyr, der passer til deres opgaver, og de forventer også, at deres professionelle enheder skal være mindst lige så teknologisk avancerede som deres private enheder (Unisys). Derfor er det vigtigt, at den digitale arbejdsplads fleksibelt kan udvides, ændres og moderniseres, for eksempel gennem proaktive, jobspecifikke muligheder for tilføjelser/ændringer, der straks tilføjer hardware til medarbejderens indkøbskurv på selvbetjeningsportalen. At informere brugerne om fordelene ved hvert stykke hardware øger tilfredshedsniveauet yderligere.
