Selv det bedste tekniske udstyr er nytteløst, hvis du ikke har fuld adgang til data og ikke kan kommunikere problemfrit med virksomhedens IT-miljø, når du arbejder eksternt. Den digitale arbejdsplads handler om mere end blot levering af mobile enheder. Den handler også om at skabe et miljø, hvor medarbejderne får adgang til al den information og de processer, de skal bruge for at gøre deres arbejde nemt og vellykket. Men det er kun én del af ligningen at gøre dette miljø tilgængeligt. Det er også nødvendigt at uddanne medarbejderne i at bruge virtuelle rum til at kommunikere og dele information i. Læs videre for at få mere at vide om den daglige digitalisering af fjernarbejde hos CHG-MERIDIAN.
VIRTUELLE ARBEJDSPLADSER
I henhold til konklusionerne fra det seneste D21 Digital Index får 46 procent af de ansatte en bærbar computer at arbejde på, men kun 16 procent har fjernadgang til deres data. Dette lave tal er navnlig en udfordring, når størstedelen af arbejdsstyrken pludselig skal arbejde hjemmefra.
Der er forskellige måder at give eksterne medarbejdere adgang til virksomhedsdata på, som fx at bruge en VPN til at få adgang til firmaets server. Hos CHG-MERIDIAN har vi besluttet at bruge en privat cloud. Vores cloudbaserede desktopvirtualisering gør det meget lettere at arbejde ved at give brugerne et desktopmiljø på den eksterne brugers enhed via internettet. Dette giver os mulighed for at oprette hele arbejdspladser i skyen, som kan tilgås via en internetforbindelse – hvor som helst og når som helst. For medarbejderne ligner softwaren den, som de er vant til fra PC’en på kontoret, men den afvikles i realiteten i et centralt datacenter.
Og da medarbejderne får adgang til virksomheds- og kundedata fra en række enheder og placeringer, er aspektet af datasikkerhed, godkendelse og kryptering enormt vigtigt. Ifølge Cloud Monitor 2019, et studie gennemført af Bitkom Research på vegne af KPMG, er overholdelse af GDPR det vigtigste kriterium i valget af cloudleverandør.
Der er desuden nogle faktorer, som virksomhederne har begrænset kontrol over – som fx den forbindelse, de ansatte har til deres bredbånd. Derfor skal netværksdækning og båndbredde altid tages med i betragtning, når man udvikler fjernbetjeningsløsninger.
EN SAMARBEJDSINDSATS
Samarbejdsværktøjer og videomøder bliver stadigt mere vigtige, men undersøgelser fra Forrester viser, at tekniske problemer kan hindre vellykket brug af disse værktøjer. Når de blev spurgt om hindringer for implementering og værdiskabelse, angav virksomheder mangel på ressourcer og kompatibilitet samt vanskeligheder med at integrere værktøjer fra forskellige leverandører og sikre multimediatrafik (lyd, video, chat). Teknologiens performance og pålidelighed og det faktum, at mange ansatte ikke er på systemet endnu, var helt øverst på listen.
Der er mange samarbejdsværktøjer på markedet, og de har alle deres fordele og ulemper. Performance og evnen til integration i det eksisterende softwarelandskab var de vigtige faktorer for os, da vi valgte et produkt, som derfor blev Microsoft Teams fra Office 365-pakken. Valg af værktøj er kun begyndelsen, da medarbejderne også har brug for at lære at samarbejde effektivt. I den henseende støtter vi vores medarbejdere proaktivt. Hvordan skifter jeg mellem skærmene? Hvordan starter jeg præsentationsmodus? Hvordan overfører jeg et mødekald fra min mobil til min PC – og vice versa – uden at miste forbindelsen?
AGILT INDKØB OG SERVICEADMINISTRATION
Den måde, indkøb og serviceadministration bliver håndteret på, bør også overvejes, når man diskuterer den rigtige platformsstrategi for den digitale arbejdsplads. Hvordan kan nye enheder bestilles eksternt? Hvad sker der, hvis enheden går tabt eller bliver skadet? Hvordan kan du sikre dig, at medarbejderne kan fortsætte med at arbejde uden nedetid og ikke bliver frustrerede over lange ventetider? Hos CHG-MERIDIAN har vi oprettet vores egen selvbetjeningsportal, hvor hver medarbejder kan vælge de mobile enheder, der er brug for, på samme måde som på de store, brugervenlige online platforme i detailhandelen. De kan også bruge portalen til at bestille en udskiftning, hvis deres enhed fx er gået tabt eller er defekt. Levering til deres hjemadresse er enkel og lige ud ad landevejen.
"Alle vores eksterne arbejdspladser har adgang til et omfattende service- og supportnetværk, der spænder over enhedens livscyklus og opfylder alle fjernarbejderens individuelle krav. Vi tror, at support på dette niveau er afgørende for medarbejderaccept og for at skabe en positiv brugeroplevelse."
Thorsten Staudenmaier-Föhr
Service Design, CHG-MERIDIAN AG
